Desperdiçadores de tempo
Você gasta seu tempo com o mesmo critério que gasta seu dinheiro?
Todos nós nos envolvemos com desperdiçadores de tempo a cada dia de trabalho.
Precisamos, porém, esforçar-nos para minimizá-los e, assim, melhorar nossa produtividade e ter mais tempo para atuar na comunidade.
Os desperdiçadores internos são aqueles maus hábitos pessoais que bloqueiam parcialmente o cumprimento dos objetivos; os externos referem-se à participação de terceiros e também dificultam o sucesso do planejamento diário de atividades.
Com relação aos desperdiçadores internos, é muito comum em nível gerencial existirem problemas devido à má delegação, falta de planejamento diário, procrastinação (adiamento de tarefas) e desorganização pessoal.
Nos externos, os maiores problemas decorrem devido a reuniões improdutivas, alterações constantes de ordens, sobrecarga de trabalho e responsabilidades confusas.
Isso não significa dizer que fazemos tudo errado, muito pelo contrário.
Vemos que os problemas são superados pelo esforço de cada um, mas com alguns desgastes até desnecessários. Sabendo atacar o desperdiçador, problemas futuros podem ser evitados.
Portanto, para um rápido treino, selecione seu maior desperdiçador de tempo, quer seja interno ou externo. É importante saber que só é considerado desperdiçador se for frequente e bloquear um grande objetivo.
Feito isso, prepare-se para utilizar um poderoso instrumento que possibilitará reduzir o aparecimento do problema a partir de hoje: os quatro C:
Causas;
Consequências;
Combate;
Controle.
Para listar as causas do desperdiçador selecionado você deve analisá-las simultaneamente com as consequências e refletir em todos os desperdiçadores internos e externos como causas.
Além disso é recomendável buscar outros desperdiçadores específicos e analisar as causas pessoais e externas, assinalando as mais críticas.
Lembre-se de que alguns desperdiçadores externos podem ser encarados como internos. Um bom exemplo é a existência de uma sobrecarga de trabalho.
Para citar as consequências, você deve:
1 – analisar todos os desperdiçadores, mesmo aqueles já considerados nas causas.
2 – ver as consequências de cada desperdiçador, enfocando os problemas pessoais, os problemas com os clientes internos no trabalho, com a chefia imediata e os colaboradores.
As principais consequências são: improdutividade, desmotivação, estresse, má qualidade do serviço e sobrecarga de trabalho.
Para definir as alternativas de combate estabeleça a prevenção ou eliminação das causas, desenvolvendo, por exemplo, planos de ação com a equipe, e analise simultaneamente a viabilidade de implementação das medidas.
Para prever o controle:
1 – estabeleça um acompanhamento do trabalho, comparando as mudanças com os resultados, com o objetivo de verificar o rendimento;
2 – analise se alguma alternativa de combate não se enquadra no controle;
3 – liste controles específicos para cada alternativa de combate, prevenindo as causas e evitando as consequências que hoje ocorrem.
Luiz Guilherme Guedes 